Microsoft Excel ถือว่าเป็นโปรแกรมสามัญประจำเครื่องไปแล้ว ไม่สามารถขาดได้ มีประโยชน์มากมาย โดยเฉพาะด้านการคำนวณ เนื่องจาก สูตร Excel ตอบโจทย์ด้านการคำนวณ การวิเคราห์ที่หลากหลาย และมีความแม่นยำกว่ามนุษย์มาก ไม่ใช่แค่การใช้งานส่วนตัวเท่านั้น แต่ในด้านธุรกิจถือเป็นสิ่งที่ค่อนข้างจำเป็นมาก เนื่องจากหลายๆ ธุรกิจนั้นเอา Excel มาประยุกต์ใช้กับธุรกิจของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นด้านการคำนวณ การสรุปผล หรือการคำนวณด้านบัญชีต่างก็นิยมใช้โปรแกรม Excel ทั้งนั้น เพราะฉะนั้นจะเป็นประโยชน์อย่างมากกับผู้ที่ต้องทำงานในองค์กร หรือบริษัท ที่จำเป็นต้องมีสกิลด้าน Excel ติดตัวไว้
ประโยชน์ของ Excel
1. สามารถสร้างตาราง พร้อมทั้งจัดตารางได้ ง่ายต่อการปรับแต่ง
2. สร้างกราฟสรุปผลรูปแบบต่างๆ ได้ เช่น กราฟแผนภูมิแท่ง กราฟ 2D กราฟ 3D
3. สามารถป้อนสูตรคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หารเป็นต้น
4. มีสูตร Excel ฟังก์ชันก์ทางการเงินให้ใช้คำนวณ หรือที่เกี่ยวกับการตัดสินใจมากมาย
5. สร้างรายงานสรุปผลในมุมมองต่าง ๆ เช่น ตารางสรุปยอดขาย สรุปงบดุล ตารางสรุปข้อมูลสินค้า สรุปแผนการผลิต สรุปข้อมูล ขาด ลา มาสาย ของพนักงาน เป็นต้น
สูตร Excel ที่ควรใช้ให้เป็น
สูตรที่ 1 SUM : การหาผลรวม
เป็นสูตรเบสิคเลยที่ต้องใช้อย่างแน่นอน แทนที่เราจะต้องมานั่งบวกทีละตัว สามารถใช้สูตรนี้บวกทีเดียวก็สามารถหาผลรวมได้เลยจะได้สูตรดังนี้ : =SUM(number1, [number2], …)
ตัวอย่าง =SUM(H9:L9) หมายความว่า นำผลรวมตั้งแต่ Column ที่ H9 จนถึง L9 มาบวกกันทั้งหมด
สูตรที่ 2 AVERAGE : การหาค่าเฉลี่ย
การนำเอาข้อมูลทั้งหมด หาร ด้วย จำนวนของข้อมูลจะได้สูตรดังนี้ :
=AVERAGE(number1, [number2], …)ตัวอย่าง =AVERAGE(H9:L9) หมายความว่าข้อมุลตั้งแต่ Column ที่ H9 จนถึง L9 มารวมกันแล้วหารออกมาเป็นค่าเฉลี่ย
สูตรที่ 3 MIN/MAX การหาค่าสูงสุด/ต่ำสุด ของช่วงของข้อมูล
ใช้ในการหาค่าที่มากที่สุด/น้อยที่สุดของชุดข้อมูลตัวเลขจะได้สูตรดังนี้ :
MAX(number1, [number2], …) ในวงเล็บคือ ช่วงเซลล์ที่มีตัวเลขที่ต้องการหาค่าที่มากที่สุด
MIN(number1, [number2], …) ในวงเล็บคือ ช่วงเซลล์ที่มีตัวเลขที่ต้องการหาค่าน้อยที่สุดตัวอย่าง
=MIN(H9:L9) หมายความว่า ข้อมูลตั้งแต่ Column ที่ H9 จนถึง L9 ที่มีค่าน้อยสุด Excel ก็จะคำนวณเลือก ค่าที่ต่ำสุดออกมา
=MAX(C2:C11) หมายความว่า ข้อมูลตั้งแต่ Column ที่ H9 จนถึง L9 ที่มีค่าน้อยสุด Excel ก็จะคำนวณเลือก ค่าที่สูงที่สุดออกมาสูตรที่ 4 COUNT : การนับจำนวนช่อง ที่มีตัวเลขอยู่
โดยบางครั้งข้อมูลที่เรียงอยู่ในตารางอาจจะไม่ใช่แค่ตัวเลขทั้งหมดอาจจะมีตัวอักษร หรือสัญลักษณ์อื่นๆ ซึ่งหากข้อมูงมีจำนวนที่เยอะการนับด้วยตาเปล่าอาจจะเป็นเรื่องที่ยากเพราะฉะนั้นจึงนำสุตร Count มาช่วยนับข้อมูลตัวเลขจะได้สูตรดังนี้ :
=COUNT(value1, [value2], …) ในวงเล็บคือช่วงเซลล์ที่ต้องการจะนับตัวอย่าง =COUNT(G9:K9) ข้อมูลตั้งแต่ Column ที่ G9 ถึง K9 มีข้อมูลที่เป็นตัวเลขทั้งหมดคือ 2
สูตรที่ 5 SUMIF การหาผลรวม แบบมีเงื่อนไข
จะต่างจากฟังก์ชัน SUM คือ ฟังก์ชัน SUM คือ จะหาผลรวมของข้อมูลทั้งหมด แต่ถ้าหาผลรวมของข้อมูลใดข้อมูงหนึ่ง การใช้ SUM อย่างเดียวจะใช้ไม่ได้ ต้องใช้ ฟังก์ชัน SUMIF มาช่วย เช่นตามรูปต้องการหายอดขายเฉพาะของ VDO ว่าได้เท่าไหร่จะได้สูตรดังนี้ :
SUMIF(range, criteria, [sum_range])
ได้ โดยมีรูปแบบการใช้งานดังนี้ตัวอย่าง =SUMIF(H10:H13,”VDO”,K10:K13)
สูตรที่ 6 TODAY การใส่วันที่ปัจจุบัน
() หมายถึง แค่กด Enter ก็จะแสดงลำดับของวันที่ปัจจุบันตามที่ตั้งค่าไว้ใน Control Panel ในคอมพิวเตอร์
จะได้สูตรดังนี้ : =TODAY () (รูปแบบ วันเดือนปี ที่แสดงสามารถปรับทีหลังได้)สูตรที่ 7 DATE การใส่วันที่ที่ต้องการ
DATE (year, month, day) จะได้ ปี เดือน และวันที่ต้องการ โดยจะแสดงผลออกมาในรูปแบบที่ตั้งค่าใน Control Panel ของเครื่องคอมพิวเตอร์
ตัวอย่าง =DATE(2021,05,28)สูตรที่ 8 IF เป็นสูตรที่ทดสอบเงื่อนไขว่าเป็นจริงหรือเท็จ
สูตร IF คือ ฟังก์ชั่น (Function) ทดสอบว่าเป็นเงื่อนไขจริงหรือเท็จ ช่วยให้เราทำการเปรียบเทียบตรรกะกับค่า Value ที่เราได้ใส่เงื่อนไขลงไป โดย IF (ถ้าข้อมูลเป็นจริงก็ให้เลือก จริง แต่ถ้าไม่ใช่จริงก็ให้ เลือกเท็จ) โดยเป็นการใช้ Logic ในการเขียน IFจะได้สูตรดังนี้ :
=IF(logical_test,Value_if_true,Value_if_False)ตัวอย่าง =IF(H19>I19,”กำไร”,”ขาดทุน” )
ถ้า Column H19มากกว่า I19 ให้แสดง กำไร แต่หาก น้อยกว่า ให้แสดง ขาดทุน
การใช้สูตร Excel นั้นสามารถประยุกต์ใช้กับงานได้หลากหลายมาก ขึ้นอยู่กับเงื่อนไข และความซับซ้อน โดยฟังก์ชันแทบจะครอบคลุมการคำนวณต่างๆ ทางคณิตศาตร์ โดยเราสามารถหาสูตร และวิธีใช้งาน Excel ได้ที่เว็บหลักของ Microsoft ได้เลย
แนะนำบทความที่คนมี ธุรกิจ ต้องอ่าน !
คู่มือการเป็น สตาร์ทอัพ มือใหม่ คืออะไร?
ขั้นตอน สร้างแบรนด์ ให้โดดเด่น!!
ขายของออนไลน์ ขายอะไรดี ในปี 2564 !!